Wege aus dem Chaos: Ordnung in die Buchhaltung

Blogwichteln ist was Feines. Vor allem wenn lauter Textinen sich gegenseitig bewichteln und dabei lauter schöne, interessante und spannende Beiträge herauskommen, die sich auf dem texttreff-Blog finden und nachlesen lassen. Mein Blogwichtel ist Constanze Hacke, Expertin für Steuerthemen, die zudem kürzlich ein sehr spannendes Buch herausgebracht hat (eine Rezension gibt es im Januar!). Ich hatte sie gebeten, sich mal ein paar Gedanken zum Thema Buchhaltung zu machen – nicht mein Lieblingsthema, gerade deshalb finde ich es toll, dass sie euch und mir ein paar gute Tipps an die Hand gibt:

Gleich, ob Ihr Unternehmen noch in der Startphase ist oder ob Sie bereits einige Jahre am Markt sind: Am Thema Buchführung kommen Sie nicht vorbei. Vor allem zum Jahresende wird vielen dies schmerzlich bewusst, wenn wieder einmal der Steuerberater anklopft und nach den Belegen für die Buchhaltung fragt. Was für viele Selbstständige eine unangenehme Pflicht ist, sollte für den erfolgreichen Unternehmer zur Kür werden. Denn eine gut organisierte Buchhaltung sorgt dafür, dass Sie den Überblick über die finanzielle Situation Ihres Unternehmens behalten.

Das bedeutet nicht, dass Sie ab sofort den Job Ihres Steuerberaters machen sollen. Im Gegenteil: Häufig ist es sinnvoller, sich einen kompetenten Fachmann als Begleiter zu suchen, der Ihnen verständlich die Kennzahlen des Unternehmens erklärt. Aber Sie sollten zumindest einen Teil der Buchhaltungsaufgaben selbst übernehmen, damit Sie nicht Welten von dem getrennt sind, was Ihr Unternehmen finanziell ausmacht.

Denn die Grundlagen einer korrekten Buchführung werden mit einem gut strukturierten Ablagesystem gelegt. Wenn Sie sich vornehmen, zum Beispiel einen Tag pro Monat darin zu investieren, wird es Ihnen ein Leichtes sein, sich regelmäßig effizient um Ihre Buchhaltung zu kümmern. Ein weit verbreiteter Irrtum lautet „Ich habe keine Zeit zum Aufräumen.“ Sie haben keine Zeit, eine Quittung sofort an ihren eigentlichen Bestimmungsort zu legen – aber die Zeit, diese für die Buchhaltung oder die Steuererklärung zu suchen? Werfen Sie das Argument „keine Zeit“ in den Müll. Sie werden auf Dauer durch eine gute Organisation Ihrer Belege und Ihrer Ablage sehr viel Zeit gewinnen.

Damit die Ordner nicht übervoll werden, ist es ratsam, sämtliche Positionen, die für die Steuererklärung relevant sind, nicht in einen einzigen Ordner zu heften, sondern in mehrere. So können Sie zum Beispiel einen Ordner für Belege über Betriebsausgaben anlegen, einen für Kontoauszüge und einen für ausgehende Rechnungen. Eine weitere, etwas einfachere Möglichkeit ist es, alle Belege anhand der Bankkonten zu sortieren und die Barausgaben nach Datum zu ordnen. Unterlagen oder Verträge sollten Sie in einem separaten Ordner aufbewahren. Korrespondenz mit dem Finanzamt oder Steuerberater sowie die verschiedenen Steuerbescheide können Sie entweder zum jeweiligen Jahr oder aber ebenfalls in einem extra Ordner abheften.

Trennstreifen helfen Ihnen nicht nur beim Ablegen in Ordner, sondern machen auch das spätere Buchen für Sie oder den Steuerberater leichter. So können Sie Ihre Belege für die Umsatzsteuer-Voranmeldung zunächst zeitlich ordnen. Dafür verwenden Sie Trennstreifen, auf denen entweder die Monate von Januar bis Dezember stehen oder die vier einzelnen Quartale. Haben Sie Ihre Voranmeldung erledigt, heften Sie die Belege unter die jeweilige Kostenart (zum Beispiel Bürobedarf). So haben Sie alle Quittungen für den Jahresabschluss bereits gut sortiert. Und haben den ersten Schritt zu einer gut organisierten Buchhaltung geschafft.